Perwakilan layanan klien bertanggung jawab untuk menjawab pertanyaan dan kekhawatiran pelanggan.
Perwakilan layanan klien bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kebutuhan basis klien yang ditugaskan terpenuhi. Berbagai jenis industri menampilkan pekerjaan perwakilan layanan klien. Individu yang berperan sebagai perwakilan layanan klien sering kali merupakan kontak pertama dan mungkin satu-satunya yang dimiliki klien dengan perusahaan. Sangat penting bahwa individu dalam jenis peran ini memiliki kemampuan untuk mendengarkan dan berhubungan dengan klien sambil juga memastikan bahwa pertanyaan dan kekhawatiran klien ditangani. Terlepas dari industrinya, peran layanan klien biasanya dilakukan di lingkungan kantor dan memerlukan keterampilan komputer, telepon, pengetikan, dan pemecahan masalah.
Seorang perwakilan layanan klien harus memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik.
Memberikan jawaban atas pertanyaan pelanggan adalah salah satu tugas pekerjaan utama perwakilan layanan klien. Dia mungkin bekerja di pusat panggilan , kantor bisnis atau lokasi kantor pusat. Mereka yang berada di posisi tingkat yang lebih rendah menerima panggilan masuk dari pelanggan terkait status akun, penagihan, atau masalah teknis kecil. Mereka yang berada di posisi tingkat menengah mungkin memiliki basis pelanggan yang ditetapkan yang terdiri dari pengguna bisnis, dan mereka mungkin menghabiskan hari mereka mengelola pesanan basis klien mereka dan memecahkan masalah apa pun yang muncul. Komunikasi mungkin terjadi terutama melalui email dan kontak telepon keluar.
Perwakilan layanan klien dapat berbicara dengan pelanggan secara langsung atau melalui telepon.
Perwakilan layanan klien adalah advokat bagi pelanggan. Posisi tersebut membutuhkan informasi yang akan diberikan kepada pelanggan mengenai produk atau layanan, serta kebijakan perusahaan bila diperlukan. Menyajikan pelanggan dengan pilihan terbaik yang tersedia untuk situasinya membutuhkan keterampilan mendengarkan dan menyelidik. Perwakilan layanan klien mungkin juga menghabiskan waktu untuk memandu pelanggan melalui langkah-langkah pemecahan masalah dasar. Pemecahan masalah melibatkan mengajukan pertanyaan untuk menentukan apa masalah sebenarnya dan membantu pelanggan dengan berbagai kemungkinan solusi.
Dalam pengaturan ritel, perwakilan layanan klien dapat merangkap sebagai tenaga penjualan.
Banyak industri menampilkan posisi perwakilan layanan, termasuk perbankan, telekomunikasi , sumber daya manusia , ritel, pemasaran Internet, dan penggajian . Meskipun sifat dan kedalaman teknis informasi mungkin berbeda, sifat posisi perwakilan layanan klien melibatkan interaksi satu lawan satu dengan berbagai kepribadian dan menavigasi beberapa database komputer secara bersamaan. Dokumentasi tertulis yang merinci langkah-langkah pemecahan masalah dan tonggak komunikasi adalah tugas pekerjaan yang penting. Pengusaha tertentu mungkin memiliki pedoman individu yang harus dipatuhi oleh perwakilan layanan saat melakukan tugas dasar peran tersebut.