Administrator kontrak memastikan semua pihak dalam perjanjian memenuhi kewajiban mereka.
Kontrak adalah kesepakatan antara dua pihak atau entitas untuk pertukaran barang, jasa atau uang. Administrator kontrak memastikan para pihak menggunakan uji tuntas untuk mematuhi syarat, ketentuan, hak, dan kewajiban kontrak. Dia juga mengoordinasikan setiap perubahan pada perjanjian yang mungkin terjadi selama kontrak dan melakukan proses penutupan ketika kedua belah pihak telah memenuhi kewajibannya.
Peran administrator kontrak dapat mencakup negosiasi ulang persyaratan.
Kepatuhan kontrak adalah bagian besar dari pekerjaan administrator. Dia memastikan bahwa semua kewajiban kinerja yang ditentukan dalam kontrak dipenuhi. Pemantauan dan pelacakan kinerja selama kontrak biasanya dilakukan melalui penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik dan spreadsheet.
Sebagai bagian dari proses pemantauan, administrator kontrak memeriksa barang saat dikirim untuk memastikan pengiriman sesuai kesepakatan. Bergantung pada jenis kontrak, dia mungkin memeriksa layanan yang diberikan atau mengunjungi lokasi kerja untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai dengan perjanjian kontrak. Pembayaran biasanya tidak dilakukan untuk barang atau jasa sampai administrator telah menentukan bahwa persyaratan perjanjian telah dipenuhi.
Memastikan pengaduan dengan kontrak adalah tugas administrator kontrak.
Selama berlangsungnya kontrak, perubahan dalam perjanjian mungkin saja terjadi. Jika ada perubahan, kontrak harus dinegosiasikan kembali dan disetujui oleh kedua belah pihak, dan perubahan tersebut harus dimasukkan ke dalam dokumen kontrak. Administrator kontrak adalah peserta kunci dalam proses ini. Dia mungkin diharapkan untuk menganalisis dampak perubahan dan eksposur kewajiban apa pun yang mungkin disebabkan oleh perubahan tersebut.
Pengalaman dan kemampuan untuk mengelola struktur kontrak yang rumit keduanya penting bagi administrator kontrak.
Ketika semua syarat dan ketentuan kontrak telah dipenuhi, administrator kontrak memulai proses penutupan. Selama proses ini, dia harus mengikuti beberapa langkah untuk memastikan penutupan yang tepat waktu dan lengkap. Administrator akan meninjau perjanjian kontrak, memeriksa untuk melihat apakah semua syarat dan ketentuan perjanjian telah dipenuhi dan apakah semua pembayaran yang jatuh tempo telah dilakukan. Dia juga akan mendapatkan dan melaksanakan segala bentuk, laporan atau izin yang diperlukan, menyelesaikan masalah yang belum terselesaikan dan melunasi hutang yang belum dibayar.