Biasanya, surat resmi akan ditujukan kepada seseorang yang memiliki otoritas atau dengan tingkat hierarki tertentu, dengan kemampuan untuk mempengaruhi beberapa aspek yang relevan dari kehidupan kita. Untuk alasan ini, penting untuk mengetahui cara menulis yang benar.
Dalam artikel ini kita akan melihat ciri-ciri paling relevan dari surat resmi yang harus dimiliki oleh jenis tulisan ini, menunjukkan bagian-bagian berbeda yang menyusunnya, dan terakhir kita akan menyebutkan beberapa contoh jenis surat resmi dan kapan menggunakannya.
- Artikel terkait: “6 jenis komunikasi organisasi”
Apa itu surat resmi?
Surat resmi adalah jenis komunikasi tertulis yang kita tulis dengan tujuan untuk dikirim ke otoritas , baik diketahui atau tidak, tetapi selalu dengan kebutuhan untuk mempertahankan sikap formalitas. Agar surat resmi dapat ditulis dengan baik, surat itu harus menghormati dan memenuhi standar minimum kualitas, struktur, dan bahasa.
Biasanya, jenis surat ini digunakan untuk berkomunikasi di bidang profesional dan akademik , dengan persyaratan bahwa gagasan yang diungkapkan di dalamnya jelas dan dapat dipahami.
Secara umum, maksud atau tujuan dari surat resmi akan bersifat informatif, yaitu menyampaikan informasi yang ingin kita sajikan secara objektif. Oleh karena itu, informasi yang kita sajikan harus jelas dan ringkas, sehingga memudahkan komunikasi. Mari kita lihat bagaimana melakukannya.
- Anda mungkin tertarik: “Cara membuat resume yang sukses, dalam 8 langkah”
Ciri-ciri utama yang harus dipenuhi oleh surat resmi
Ciri-ciri yang akan kita kutip dan jelaskan di bawah ini tidak hanya berlaku pada surat formal, tetapi juga dapat muncul pada jenis tulisan lain selama tujuan utamanya adalah untuk menyampaikan pesan yang jelas dan ringkas.
1. Ini untuk tujuan informasi
Dalam kebanyakan kasus, tujuan utama surat resmi adalah untuk menginformasikan, yaitu untuk memberikan informasi tekstual baru tentang beberapa aspek, baik yang diketahui atau tidak diketahui oleh orang yang menerimanya.
Seperti yang telah kita tunjukkan sebelumnya, kartu ini digunakan terutama di bidang profesional dan pendidikan. Oleh karena itu, tujuannya adalah untuk mengirimkan informasi secara formal dan bukan dengan maksud untuk menjalin kontak pribadi dengan individu lain, atau dengan tujuan untuk membangkitkan emosi tertentu.
- Artikel terkait: “Psikologi emosional: teori utama emosi”
2. Penggunaan bahasa formal dan sopan
Surat resmi, seperti yang kita sebutkan sebelumnya, biasanya ditujukan kepada orang yang berwenang. Untuk alasan ini, penting bagi kita untuk menggunakan bahasa yang formal dan penuh hormat, mengikuti serangkaian norma budaya .
Terlepas dari tujuan surat, surat itu harus ditulis dengan cara yang sopan, menggunakan tata krama, sopan santun dan diplomasi yang baik, karena dengan cara ini kemungkinan besar kita akan mencapai tujuan yang dimaksudkan dengan penulisan dan pengirimannya.
Dengan cara yang sama, penggunaan orang ketiga juga dianjurkan untuk merujuk ke penerima dan dengan demikian mencapai kata-kata yang lebih formal. Daripada menggunakan “Saya merekomendasikan Anda” akan lebih baik menggunakan ungkapan “Saya merekomendasikan Anda”. Meski begitu, jika tidak disalahgunakan sebagai orang pertama juga dapat digunakan pada beberapa kesempatan, penggunaannya dalam surat resmi tidak sepenuhnya dilarang.
Seperti yang kita katakan sebelumnya, surat resmi dapat ditujukan kepada seseorang yang kita kenal, misalnya kepada kepala pekerjaan kita, atau sebaliknya kepada seseorang yang tidak dikenal, seperti orang yang memilih pekerja dari perusahaan tempat kita ingin dipekerjakan. . Namun terlepas dari apakah penerima diketahui atau tidak atau seberapa yakin kita dengannya, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan istilah formal.
- Anda mungkin tertarik: “Pengembangan literasi: teori dan intervensi”
3. Pesan harus dijelaskan dengan tepat
Untuk memperjelas pesan, penting untuk menyampaikan gagasan utama, pilih satu tujuan yang ingin dicapai dengan pengiriman surat . Dengan cara ini dan sehubungan dengan poin sebelumnya kita akan menghindari frasa atau konten yang tidak perlu, pengisi dan yang mengalihkan perhatian dari ide utama.
Dalam hal diperlukan untuk menyampaikan informasi yang kompleks atau lebih luas, akan lebih baik untuk menyingkat dan meringkas konten, sehingga pesan akurat dan memenuhi tujuan yang relevan.
- Anda mungkin tertarik: “10 keterampilan komunikasi dasar”
4. Surat resmi pendek, singkat
Mengingat bahwa tujuan surat resmi adalah untuk menyampaikan pesan dengan jelas dan ringkas, maka surat maupun paragraf dan frasa yang digunakan perlu dibuat singkat dan sesingkat mungkin .
Demikian surat-surat dengan sedikit dan paragraf pendek dianjurkan, untuk mencegah penerima bosan, kehilangan perhatian atau minat dan dengan demikian mencapai tujuan yang kita cari.
5. Informasi yang dikirimkan harus jelas
Jika kita ingin penerima memahami pesan yang tertulis dalam surat, kata-kata, istilah, frasa, dan gagasan yang diungkapkan harus penting, tidak membingungkan atau ambigu yang tidak perlu , sehingga menghambat pemahaman dan tujuan surat. Dengan cara ini, tujuan kita adalah untuk menulis teks yang jelas di mana hanya satu ide atau pesan yang dapat ditafsirkan, tanpa menimbulkan multitafsir.
Dua jenis kejelasan harus dicapai. Di satu sisi, menyajikan kejelasan yang terlihat yang mengacu pada penyajian tulisan yang bersih, dengan tulisan tangan yang baik jika kita menulis dengan tangan dan menghormati struktur tulisan yang sesuai.
Di sisi lain, perlu untuk mematuhi kejelasan semantik : gunakan frasa dan ide yang masuk akal, hindari yang dapat menghasilkan lebih dari satu kemungkinan interpretasi atau yang ambigu.
6. Koreksi yang tepat
Aspek lain yang sangat penting untuk diperhatikan ketika kita menulis surat resmi, mengingat surat itu ditujukan kepada orang yang berwenang dan apa tujuan dari pesan yang kita kirim, adalah koreksi tata bahasa dan leksikal.
Koreksi gramatikal terkait dengan tidak menghadirkan kesalahan tata bahasa, dipahami sebagai seperangkat aturan bahasa yang mengatur penggunaannya, atau membuat kesalahan ejaan; Kita harus sangat memperhatikan dan memeriksa sebelum mengirim surat.
Di sisi lain, penggunaan kosakata yang baik juga akan diperlukan, membuat penggunaan yang memadai dari kata-kata dan kosakata yang relevan tanpa menjadi kasar atau terlalu sehari-hari .
Dengan cara yang sama, adalah penting bahwa leksikon disesuaikan baik dengan jenis pesan dan penerima, dan menyajikan koherensi dan kecukupan dalam huruf yang sama (misalnya, pastikan bahwa bentuk kata kerja bertepatan).
Tanda baca juga perlu digunakan dengan cara yang tepat, sehingga di satu sisi membaca lebih mudah dan lebih menyenangkan, dan di sisi lain, agar pesannya dipahami dengan jelas.
- Anda mungkin tertarik: “Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan”
7. Ekspresi sederhana
Tidak mengekspresikan diri secara vulgar bukan berarti hanya menggunakan kata-kata yang berbudaya atau terlalu teknis jika tidak diperlukan karena dengan cara ini tujuan menyampaikan pesan yang jelas dan mudah dipahami bisa hilang.
Dengan demikian, kita dapat menggunakan kata dan istilah yang digunakan sehari-hari, tetapi tanpa melupakan kepada siapa surat itu ditujukan.
8. Struktur dan bagian-bagian surat resmi
Surat resmi harus terdiri dari bagian-bagian berikut: kop surat terletak di sebelah kiri dan mengacu pada data orang yang mengirim surat; penerima, mengacu pada data orang yang kita kirimi surat; tempat dan tanggal penulisan akan muncul di pojok kanan atas, terlebih dahulu menyebutkan kota diikuti dengan tanggal; pos, kita akan menyapa penerima dengan hormat menggunakan istilah yang sopan dan formal seperti “yang terhormat mr. dan nama lengkap “selalu diikuti oleh titik dua.
Setelah judul, pengantar akan muncul di mana disebutkan secara singkat tentang tujuan surat itu; tubuh, tempat di mana pesan utama surat itu akan dikembangkan, adalah bagian yang paling luas; perpisahan atau penutup, menggunakan istilah ramah dan sopan seperti “salam” atau “salam ramah” dan akhirnya tanda tangan di mana nama dan posisi orang yang mengirim surat biasanya akan muncul.
Biasanya, struktur surat resmi menyajikan unsur-unsur protokol . Dengan unsur protokol yang kita maksud, misalnya, menyajikan, merujuk pada posisi profesional yang ditempati atau dijalankan oleh pengirim dan penerima.
Jenis-jenis surat resmi
Pada bagian ini kita akan membuat referensi beberapa jenis surat resmi sesuai dengan maksud atau tujuan yang ingin kita capai dengannya :
- Surat pengunduran diri resmi: ketika kita ingin meninggalkan pekerjaan yang kita jalani.
- Surat klaim resmi, untuk menyampaikan keluhan atau ketidaksetujuan.
- Surat terima kasih resmi, untuk mengungkapkan rasa terima kasih.
- Surat permintaan resmi, dengan tujuan meminta sesuatu.
- Surat undangan resmi, sebagai undangan suatu acara.
- Surat lamaran formal, biasanya disajikan bersama dengan kurikulum di mana keterampilan, studi dan pengalaman diungkapkan, serta mengapa kita tertarik pada pekerjaan itu.