Petugas arsip mengurus dokumen perusahaan.
Tugas utama petugas arsip adalah memelihara dan melindungi arsip perusahaan atau organisasi. Dia biasanya bertanggung jawab untuk mengelola semua dokumen yang perlu disimpan, mulai dari catatan personalia dan profil klien hingga kuitansi dan formulir pajak. Pekerjaan itu biasanya dianggap sebagai tingkat pemula, tetapi seringkali sangat penting untuk kesuksesan bisnis. File yang terorganisir dengan baik membantu segala sesuatunya berjalan lebih lancar, dan dapat menghemat banyak waktu dan uang untuk perusahaan dari waktu ke waktu.
Tugas Organisasi Rutin
Pengatur file.
Salah satu hal pertama yang harus dilakukan petugas arsip adalah mempelajari sistem organisasi perusahaan, atau membuatnya jika tidak ada. Spesifik biasanya ditentukan oleh bagaimana perusahaan melakukan bisnis. Klinik medis biasanya memiliki sistem terpisah untuk file pasien dan dokumen terkait kantor, misalnya; demikian pula, firma hukum sering menyimpan file yang kuat untuk kasus dan masalah yang ditangani pengacara bersama dengan klien individu dan file pengeluaran. Petugas harus dapat dengan cepat mengidentifikasi di mana dokumen tertentu berada, kemudian menyimpannya dengan benar sehingga mudah ditemukan lagi di kemudian hari.
Keakraban Dengan Teknologi
Banyak perusahaan menggunakan sistem file kertas dan elektronik.
Sebagian besar bisnis cararn mengharuskan petugas arsip mereka untuk menggunakan sistem berbasis kertas dan elektronik untuk menjaga agar arsip tetap teratur dan disimpan. Petugas sering bertanggung jawab untuk membangun database online dan melacak informasi yang datang dalam bentuk digital. Pegawai terbaik biasanya akrab dengan sistem terbaru sementara juga merasa nyaman dengan teknologi lama seperti microfiche . Mereka biasanya harus dapat menemukan file di mana pun itu berada — dan memastikan bahwa itu diteruskan ke orang yang tepat dalam format yang paling nyaman.
Pembaruan dan Pengodean
Petugas arsip mungkin memerlukan keterampilan khusus seperti bekerja dengan teknologi lama seperti mikrofilm.
Petugas biasanya memperbarui catatan untuk mencerminkan perubahan saat memangkas yang berisi informasi usang atau tidak akurat. Sebagian besar perusahaan memiliki jadwal yang menentukan kapan pembaruan atau modifikasi semacam ini harus terjadi, tetapi panitera biasanya harus waspada terhadap setiap perubahan yang mungkin diperlukan untuk file yang mereka tangani.
Verifikasi rutin dan pemeriksaan mendadak juga penting, terutama di kantor-kantor besar. Memastikan bahwa semua file dicatat membantu pegawai melacak file yang mungkin hilang atau salah tempat. Petugas yang menggunakan sistem pengkodean seringkali dapat melakukan pemeriksaan semacam ini dengan sangat cepat. Kode biasanya didasarkan pada angka, huruf, atau terkadang penunjukan warna, dan digunakan untuk menegakkan ketertiban dan membuat kesalahan mudah dikenali. Biasanya paling mudah untuk membuat kode file saat dibuat, lalu menyimpannya dengan orang lain dalam kategorinya.
Layanan Fotokopi dan Transportasi
Petugas arsip mungkin diminta untuk menggunakan peralatan, seperti mesin fotokopi.
Selain mengarsipkan kertas, panitera biasanya juga bertanggung jawab untuk mengambilnya saat dibutuhkan. Mereka harus dapat dengan cepat menanggapi karyawan yang meminta dokumen tertentu, baik dengan menghasilkan file yang dibutuhkan secara lengkap atau memfotokopi, mengirim faks, atau mengirim email ke halaman mana pun yang dibutuhkan orang tersebut. Dalam beberapa kasus, petugas juga bertanggung jawab untuk benar-benar mendapatkan file dari satu tempat ke tempat lain. Sebagian besar waktu ini membutuhkan sedikit lebih dari naik lift atau berjalan cepat menyusuri lorong, tetapi kadang-kadang dapat meminta juru tulis untuk mengatur atau secara pribadi melakukan perjalanan melintasi kota – atau setidaknya ke kantor pos terdekat.
Pentingnya Akurasi
Petugas arsip akan bertanggung jawab untuk menjaga arsip kantor dengan baik.
Petugas arsip harus sangat berorientasi pada detail, dan harus yakin untuk tidak kehilangan jejak informasi. Hal ini sangat penting ketika menyangkut catatan medis — ketika kesehatan seseorang dipertaruhkan, sangat penting bahwa file pasien akurat dan mutakhir. Dokter dan orang lain mengandalkan file ini untuk membuat rencana perawatan, yang berarti bahwa kesalahan atau kelalaian bisa sangat mahal.
Interaksi Klien
Sebagian besar pekerjaan yang dilakukan petugas file adalah untuk karyawan internal, meskipun mereka mungkin juga memiliki beberapa interaksi klien yang terbatas. Ketika klien firma hukum membutuhkan dokumen yang berkaitan dengan kasus mereka, misalnya, biasanya petugas yang menyampaikan informasi yang relevan; demikian pula, ketika pasien membutuhkan salinan arsip mereka untuk dibawa ketika mereka bepergian atau untuk dibagikan dengan spesialis lain, juru tulis biasanya yang membuat pengaturan ini.
Sekolah dan Pelatihan yang Dibutuhkan
Persyaratan pendidikan untuk menjadi petugas arsip dapat dengan mudah dipenuhi untuk sebagian besar. Umumnya, pendidikan sekolah menengah dengan kemauan untuk dilatih di tempat kerja sudah cukup untuk pekerjaan. Namun, kursus perguruan tinggi dalam bisnis, ilmu komputer , atau manajemen kantor biasanya bermanfaat, dan dapat membantu pelamar menonjol. Meskipun panitera biasanya adalah karyawan tingkat rendah, biasanya ada banyak kemungkinan untuk kemajuan, dan perusahaan yang lebih besar sering menawarkan tunjangan kompetitif dan paket kompensasi untuk panitera dengan potensi yang kuat.