Seorang sekretaris medis melakukan tugas-tugas manajemen kantor.
Seorang administrator kantor medis, juga kadang-kadang disebut sekretaris medis atau asisten kantor, terutama bertanggung jawab untuk menjawab telepon, menjadwalkan janji temu, dan mengelola file pasien di klinik kesehatan atau kantor medis lainnya. Para profesional ini sering bekerja langsung untuk dokter dan perawat, tetapi juga dapat bekerja di rumah sakit, pusat perawatan darurat, dan fasilitas tempat tinggal atau rumah sakit yang dibantu . Pekerjaan biasanya serupa tidak peduli pengaturannya, dan cenderung berpusat di sekitar tugas kesekretariatan dan manajemen dokumen dasar.
Interaksi Pasien Langsung
Seorang administrator kantor medis bertanggung jawab untuk menjawab telepon dan menangani file pasien di kantor medis.
Di sebagian besar kantor medis, administrator adalah orang pertama yang dilihat pasien ketika mereka masuk. Dia biasanya duduk di meja dekat pintu masuk depan, dan biasanya bertugas memeriksa orang, menjawab pertanyaan, dan memastikan pasien merasa nyaman. meredakan. Tergantung pada kantornya, orang ini mungkin juga bertanggung jawab untuk mengelola ruang tunggu, termasuk menjaganya tetap rapi dan memastikan bahwa ada gangguan seperti bahan bacaan, mainan, atau acara televisi yang sesuai.
Salah satu pekerjaan terbesar administrator kantor medis adalah menjaga dokumen dan file tertulis tetap rapi.
Mengelola dokumen yang harus diisi pasien juga merupakan bagian dari pekerjaan di sebagian besar tempat. Administrator biasanya mengumpulkan dan mencatat informasi asuransi serta formulir dan pengungkapan riwayat kesehatan , dan biasanya juga meminta pembayaran bersama atau tagihan waktu layanan yang jatuh tempo.
Penyelesaian Panggilan dan Mengelola Kalender
Menjaga telepon adalah bagian lain yang sangat penting dari pekerjaan profesional ini. Orang yang menelepon kantor medis biasanya berbicara dengan administrator, setidaknya pada awalnya, terutama untuk hal-hal seperti mendapatkan petunjuk arah ke kantor atau menjadwalkan janji temu. Dalam kasus darurat medis, pekerja meja biasanya akan meneruskan panggilan ke dokter atau perawat, jika tidak, pesan yang sangat rinci dan menyampaikan informasi yang paling penting kepada ahli medis “on call.”
Administrator kantor medis sering bekerja sama dengan dokter untuk memastikan semua dokumen selesai.
Pekerjaan itu juga biasanya membutuhkan banyak kecerdasan dalam hal penjadwalan dan pengorganisasian waktu. Administrator biasanya membuat dan mengelola kalender untuk janji temu, konsultasi pasien, dan rapat penting yang harus terus diperbarui. Ketika dokter, perawat, atau profesional medis lainnya berjalan di belakang jadwal atau harus melewatkan hari, biasanya tugas administrator untuk menyesuaikan. Menelepon pasien, menjadwal ulang acara, dan mengubah janji temu pada saat itu juga dapat menjadi bagian inti dari pekerjaan.
Pekerjaan juru tulis
Administrator kantor medis dapat bekerja dengan catatan pasien elektronik yang diajukan oleh dokter di tablet atau komputer.
Dunia medis adalah salah satu yang sangat bergantung pada catatan, dan salah satu pekerjaan terbesar administrator kantor medis adalah menjaga dokumen dan file tertulis agar teratur. Ini biasanya dimulai dengan catatan pasien. Administrator biasanya harus merancang sistem untuk menjaga agar file tetap diperbarui dan dapat diakses, yang sering kali melibatkan komputasi dan pencatatan elektronik. Sebagian besar kantor cararn menggunakan kombinasi file digital dan berbasis kertas, dan mengatur dan mengasimilasi keduanya bisa menjadi tugas yang lebih besar daripada yang terlihat.
Administrator kantor mungkin juga bertanggung jawab untuk mengelola korespondensi dan menangani hal-hal seperti tagihan utilitas dan manajemen penggajian . Banyak dari ini tergantung pada ukuran kantor yang dipermasalahkan — operasi besar seperti rumah sakit sering kali memiliki departemen penagihan khusus yang akan menangani masalah keuangan, tetapi dalam praktik yang lebih kecil, hal-hal ini sering jatuh ke orang yang duduk di meja depan. Di beberapa tempat, orang ini mungkin juga menangani dokumen asuransi, termasuk mengeluarkan tagihan kepada pasien dan mengelola pembayaran pihak ketiga.
Dokter Pembantu
Tergantung pada kantornya, seorang administrator mungkin juga diminta untuk membantu staf medis dengan hal-hal seperti dikte catatan, transkripsi, dan persiapan ruang ujian. Memesan tes laboratorium mungkin juga diperlukan. Dalam beberapa kasus, profesional kesehatan memperlakukan staf kantor mereka sebagai asisten pribadi, meminta mereka untuk melakukan hal-hal seperti mengatur transportasi pribadi, membuat reservasi makan malam, atau mengumpulkan dry cleaning, meskipun ini sama sekali bukan bagian universal dari deskripsi pekerjaan.
Pengaturan Kerja yang Berbeda
Seorang administrator kantor medis dapat bekerja di banyak tempat berbeda. Praktik individu adalah beberapa yang paling umum, tetapi pekerjaan itu dapat ditemukan hampir di mana saja di mana pasien dan petugas kesehatan berinteraksi – rumah sakit, panti jompo, dan klinik yang berdiri sendiri hanyalah beberapa contoh. Kadang-kadang juga mungkin untuk menemukan administrator semacam ini bekerja dari rumah, sering kali sebagai “asisten virtual.” Dokter dan orang lain yang menjalankan praktik kecil mungkin tidak memiliki biaya tambahan untuk mempekerjakan staf untuk mengatur janji temu dan mengelola pengajuan penuh waktu, tetapi mendapatkan bantuan jarak jauh beberapa jam seminggu seringkali berguna. Pengaturan kerja di rumah biasanya memerlukan akses ke Internet dan saluran telepon khusus untuk menangani panggilan medis, tetapi spesifikasinya dapat sangat bervariasi tergantung pada keadaan.
Persyaratan Pelatihan dan Pendidikan
Pengusaha sebagian besar menetapkan persyaratan mereka sendiri dalam hal mempekerjakan administrator kantor medis, tetapi ijazah sekolah menengah atas atau yang setara hampir selalu penting. Pengalaman melakukan pekerjaan administrasi juga biasanya merupakan aset, dan pengetahuan tentang penagihan dan pengkodean medis juga dapat membantu. Beberapa community college dan sekolah kejuruan menawarkan kursus yang dirancang khusus untuk melatih orang bekerja di kantor medis. Meskipun program-program semacam ini sama sekali tidak menjamin pekerjaan sebagai administrator kantor medis, program-program tersebut dapat mempermudah pelamar untuk diperhatikan, terutama jika menyangkut pekerjaan yang kompetitif atau pemberi kerja yang diinginkan.