Email telah menjadi alat fundamental di zaman kita berkat memungkinkan kita mengirim pesan dengan cepat dan instan.
Platform pesan elektronik tidak hanya memungkinkan Anda mengirim teks tertulis kepada siapa pun yang Anda tuju, tetapi juga menawarkan opsi untuk melampirkan dokumen dan unsur multimedia lainnya seperti musik, video, dan presentasi.
Ada beberapa bagian dari email , yang akan kita ulas di bawah ini.
- Artikel terkait: “28 jenis komunikasi dan karakteristiknya”
Ciri-ciri email
Surat elektronik, juga disebut e-mail (surat elektronik), adalah layanan Internet yang memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima pesan teks dan file multimedia dari seluruh dunia. Berkas yang dapat dikirim bermacam-macam, seperti trek musik, gambar, video, dokumen … dan berkat ini, bersama dengan kecepatan dan kemudahan berkonsultasi setiap saat, email telah menjadi yang utama. alat komunikasi saat ini.
Untuk mengirim dan menerima email, Anda harus memiliki akun di salah satu halaman yang menawarkan layanan jenis ini, selain memiliki akses ke Internet. Sebagian besar halaman ini memungkinkan akun dibuat secara gratis dan teknologi di belakangnya didasarkan pada protokol yang disebut SMTD, yang juga digunakan untuk sistem lain. Halaman email yang paling banyak digunakan saat ini adalah Gmail, Yahoo! email dan Outlook.com.
Sementara di kehidupan nyata pengguna memiliki alamat email fisik, yang bisa berupa rumah atau kantor kita, di dunia maya kita harus menggunakan alamat email tertulis dan digital. Alamat ini tidak dapat diulang dalam jaringan, dan biasanya terdiri dari sekumpulan kata (nama pengguna) disertai dengan simbol @ (at) dan kemudian nama yang ditetapkan oleh jaringan.
Orang yang menerima pesan tidak perlu terhubung pada saat itu untuk dapat menerimanya, kita juga tidak perlu terhubung setiap saat jika kita ingin menerima pesan yang dikirimkan orang lain kepada kita. Selama pesan dikirim ke alamat email yang benar, orang yang ingin kita hubungi akan mencapainya, kecuali akun Anda sendiri mengidentifikasi pesan tersebut sebagai SPAM (junk mail) dan menyimpannya di folder Anda.spam.
Ibarat surat seumur hidup, surat elektronik mengharuskan Anda harus mengisi sederet data agar bisa dikirim. Dengan cara yang sama seperti dalam surat tradisional kita mencantumkan alamat pengirim, pengirim, amplop dengan teks tertulis atau foto, email mengharuskan kita untuk mencantumkan kepada siapa kita mengirimkannya, apa yang ingin kita katakan dan apakah kita melampirkan unsur lain atau tidak. . Panjang dan formalitas isi pesan akan tergantung pada pengguna dan konteksnya .
Bagian utama email
Bagian-bagian utama email adalah sebagai berikut:
tajuk
Header adalah sekumpulan baris di mana informasi utama untuk mengirim pesan muncul . Di bagian inilah Anda dapat membaca alamat email pengirim (pengirim) dan penerima (penerima), serta tanggal dan waktu pengiriman. Header berada di bagian atas jendela email yang kita tulis dan terdiri dari bagian-bagian berikut.
1. Pengirim
Biasanya, bagian pengirim di header datang dalam bentuk ruang kosong yang disajikan dengan kata “Dari:” . Ini adalah area di mana alamat email orang yang mengirim pesan berada.
2. Penerima
Bagian penerima adalah ruang kosong di header yang sering diawali dengan kata “Kepada:” dan berisi alamat email yang dituju oleh pesan tersebut. Unsur ini sangat penting dalam email karena, seperti dalam surat apa pun, perlu diketahui kepada siapa surat itu dikirim.
Jika alamat email yang ditulis tidak valid, salah eja atau tidak ada, sebagian besar layanan pesan instan memiliki fungsi yang memperingatkan kita bahwa pesan tidak dapat dikirim karena ada masalah di penerima . Dalam kasus lain, pesan dikirim tetapi tidak ke mana-mana.
3. CC atau BCC
Di bagian “Penerima” yang sama, di bagian akhir, ada inisial “CC” dan “CCO”. Kedua opsi ini opsional dan digunakan untuk menuliskan alamat email lain yang Anda inginkan agar mereka menerima salinan email yang akan dikirim.
Opsi CC berarti “dengan salinan”, menunjukkan semua alamat ke semua penerima , yaitu, semua orang yang menerima pesan akan memiliki akses ke email orang lain yang telah menerima teks yang sama.
Opsi BCC, yang berarti “dengan salinan buta”, menyiratkan pengiriman pesan yang sama ke beberapa orang seperti dalam kasus CC, tetapi dengan kekhususan bahwa alamat email orang-orang yang telah menerima email yang sama tidak ditampilkan .
4. Tanggal
Sebagian besar layanan pesan elektronik memiliki fitur yang diaktifkan yang menunjukkan jam berapa dan hari apa pesan itu dikirim.
5. Konfirmasi penerimaan
Beberapa layanan memiliki fungsi yang memungkinkan Anda mengetahui apakah pesan terkirim telah diterima oleh orang yang dituju.
6. Tombol balas dan teruskan
Di header mungkin ada tombol yang bertuliskan “Balas”, yang menyelamatkan kita dari keharusan mengetik ulang alamat email orang yang mengirimi kita pesan untuk mengirim balasan, sedangkan tombol “Kirim ulang” mengirim pesan lagi. ke alamat yang sama atau ke orang lain jika kita telah menambahkan alamat email baru.
7. Subjek
Dalam “Subjek” adalah di mana editor email harus meletakkan judul atau subjek yang terkait dengan isi pesan , atau yang menjelaskan secara singkat alasan pengirimannya. Frasa ini akan memungkinkan orang yang menerimanya untuk mengetahui isi surat tersebut sebelum membukanya.
- Anda mungkin tertarik: “Teks informatif: definisi, jenis, dan karakteristik”
Jendela pengeditan pesan
Setelah header kita memiliki bagian di mana kita akan menulis isi pesan selain melampirkan file atau menandatangani jika kita mau.
8. Isi pesan
Tubuh adalah bagian pesan yang disunting dan bisa sepanjang yang kita inginkan. Di situlah kita akan menulis semua alasan mengapa kita menulis dan apa yang ingin kita katakan kepada penerima pesan.
9. Mengedit toolbar
Sebagian besar layanan pesan elektronik memiliki toolbar pengeditan yang diaktifkan, yang membuat bagian untuk menulis isi pesan memiliki fungsi yang mirip dengan pengolah kata konvensional . Berkat bilah ini kita dapat mengubah ukuran huruf, warna, font, garis bawah, membuat tebal, mengatur teks dalam poin …
10. Lampiran
Secara opsional, pesan dapat disertai dengan lampiran, yaitu unsur multimedia atau dokumen lain dalam format berbeda , seperti PDF atau Word. File-file ini harus diunduh oleh penerima untuk membukanya dan dapat berupa semua jenis: foto, video, dokumen, folder, presentasi, trek musik, spreadsheet …
Meskipun Anda dapat mengirim lebih dari satu di email yang sama, Anda harus memperhitungkan berapa banyak ruang yang mereka tempati dan, jika melebihi kapasitas yang diizinkan oleh email, mereka harus dibagikan di pesan lain.
Ada tombol untuk melampirkan dokumen di akhir jendela pengeditan pesan, di mana jika kita mengklik, sebuah jendela kecil akan muncul di mana kita dapat mencari file yang diinginkan di PC kita. Pilihan lain adalah dengan menyeret apa yang ingin kita lampirkan dan meletakkannya di badan pesan, di mana secara otomatis akan diunggah.
11. Tanda tangan
Terakhir, di bagian bawah email kita memiliki tanda tangan, fungsi opsional yang dapat diprogram sebelumnya . Tanda tangan ini dapat mencakup nama kita, alamat email, nama organisasi tempat kita bekerja, selain membubuhkan tanda tangan yang dipersonalisasi dengan frasa dan emotikon.
Disarankan untuk menggunakan ruang ini untuk meletakkan informasi yang sama dengan kartu nama, terutama mencantumkan nama, nomor telepon kontak, posisi dan perusahaan tempat Anda bekerja jika email profesional.
Aspek penting dalam isi pesan
Bagian email kita yang paling banyak mengirimkan informasi, tanpa diragukan lagi, adalah isi pesan. Penting untuk mempertimbangkan serangkaian aspek yang harus diperhatikan saat menulis email, terutama jika pesan yang akan kita kirim adalah untuk seseorang yang penting dan memerlukan pendaftaran yang lebih formal.
1. Salam
Salam adalah bagian pertama dari pesan dan sangat penting untuk hadir jika itu formal , karena itu adalah hal pertama yang akan dibaca penerima kita. Ekspresi yang kita gunakan untuk memulai teks pesan akan sangat bergantung pada siapa kita berbicara.
Beberapa ekspresi formal yang dapat kita gunakan adalah:
- Tuan-tuan yang terhormat
- Presiden yang terhormat
- Bapak/Ibu yang terhormat.
- Yang terhormat
Ekspresi yang kurang formal adalah:
- Halo semuanya!
- Halo nama
- Salam pembuka,
- Selamat pagi/siang/sore
2. Isi pesan
Setelah menyapa, kita mulai menjelaskan ide atau alasan luas mengapa kita menyapa penerima kita . Di sini Anda menunjukkan semua yang ingin Anda sampaikan kepada orang yang Anda kirimi pesan. Seperti yang telah kita komentari, ekstensinya sangat bervariasi dan tergantung pada konteks dan apa yang ingin Anda komunikasikan.
Dalam hal email kantor, disarankan agar pesan ini singkat dan padat, langsung ke pokok masalah secepat mungkin tetapi tetap menjaga catatan formal dan ramah, terutama jika kita sedang berbicara dengan atasan kita.
Terlepas dari registri yang kita gunakan, penting untuk menjaga tata bahasa, tanda baca, ejaan, dan aspek kecukupan lainnya. Kita mungkin sedang berbicara dengan seorang teman atau seseorang yang sangat kita percayai, tetapi untuk memastikan bahwa kita saling memahami dengan benar, sangat penting untuk memperhatikan aspek-aspek ini.
3. Perpisahan
Terakhir, di bagian akhir isi pesan kita bisa mengucapkan selamat tinggal, terutama jika itu adalah pesan formal atau yang ditujukan kepada seseorang yang penting. Sangat penting bahwa pesan diakhiri dengan penutup yang baik, sesuai dengan catatan dan konteks tertentu . Perpisahan ini harus diberikan setelah membicarakan semua poin yang diinginkan.
Beberapa ekspresi perpisahan adalah:
- Pertama-tama, Terima kasih.
- Salam Hormat
- dengan hormat,
- Sejujurnya,
- Terima kasih atas waktunya.
- Selamat tinggal.
- Sampai jumpa lagi.
- keinginan terbaik saya.
Disarankan agar nama pengirim dicantumkan dalam ucapan selamat tinggal, meskipun ini mungkin tidak diperlukan tergantung pada situasinya. Misalnya, jika ini adalah pertukaran email yang konstan, di mana pesan sebelumnya dijawab dan percakapan telah dibuat dalam bentuk utas, tidak perlu mencantumkan nama di semua pesan.
Referensi bibliografi:
- Kamus Anda (sf) Bagian Dasar dari Pesan dan Alamat Email. Kamus Anda. Diperoleh dari: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
- Sintaksis. (sf) Anatomi pesan email. Di Syntaxis.com. Diperoleh dari https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message