Bisnis, institusi, dan pemerintah menggunakan vendor luar untuk memasok barang dan jasa yang dibutuhkan yang mendukung operasi atau produksi.
Pendaftaran vendor adalah proses pengumpulan informasi kunci daripemasokluarbarang dan jasa dan memasukkan informasi tersebut ke dalam sistem untuk mengelola hubungan.Sistem pendaftaran yang digunakan biasanya berbasis elektronik atau internet, tetapi dapat ditangani melalui proses kertas.Pendaftaran digunakan sebagai persyaratan ambang batas untuk memisahkan vendor yang merupakan pemasok yang memenuhi syarat dan yang tidak.
Registrasi vendor melibatkan pengumpulan informasi kunci dari pemasok luar barang dan jasa dan memasukkan informasi tersebut ke dalam sistem.
Bisnis, institusi, dan pemerintah menggunakan vendor luar untuk memasok barang dan jasa yang dibutuhkan yang mendukung operasi atau produksi.Vendor merupakan mata rantai integral dalamrantai pasokandan memerlukan manajemen.Sebagai pihak luar, vendor harus diperiksa untuk menetapkan kualifikasi dan pengalaman sebelum ia dapat dianggap sebagai pemasok yang andal.
Setiap klien potensial memiliki standar operasionalnya sendiri yang mendorong proses kualifikasi vendor.Beberapa klien mungkin menangani informasi rahasia atau berinteraksi dengan pelanggan terkenal.Klien lain mungkin berurusan dengan populasi rentan yang memerlukan lisensi atau izin latar belakang.Vendor harus memenuhi standar yang ditetapkan oleh klien atau industri klien, dan kepatuhan terhadap standar sering kali harus dikelola selama hubungan berlangsung.
Pendaftaran adalah salah satu langkah pertama dalam manajemen vendor.Ini membutuhkan vendor mana pun yang ingin menyediakan barang atau jasa untuk memasok informasi standar.Informasi ini diperiksa untuk kelengkapan dan kepatuhan dengan persyaratan dan dimasukkan ke dalam sistem.Sistem ini kemudian tersedia untukstafpengadaanklienatau karyawan lain sehingga mereka tahu vendor mana yang ada dalam daftar yang disetujui untuk menawar peluang.
Sebagian besar institusi besar dan entitas pemerintah yang menggunakan vendor dalam jumlah besar memiliki sistem pendaftaran resmi.Perserikatan Bangsa-Bangsa dan pemerintah AS, misalnya, memiliki portal pendaftaran vendor yang berbasis Internet.Siapa pun yang ingin memasok barang atau jasa ke entitas ini harus mendaftar melalui sistem online.Proses pendaftaran memungkinkan entitas ini untuk mengelola hubungan mereka dengan pihak ketiga, terutama dalam hal komunikasi dan kepatuhan.
Proses pendaftaran vendor biasa akan memerlukan informasi kontak pemasok.Dalam sistem pendaftaran sederhana, informasi kontak mungkin semua yang diperlukan.Sistem yang lebih kompleks yang telah mengintegrasikan pemeriksaan awal ke dalam proses akan membutuhkan masukan tambahan.Sistem tersebut juga akan meminta bukti kualifikasi vendor, termasuk pengalaman masa lalu, pendidikan, lisensi dan sertifikasi, dan mungkin meminta bukti untuk dilampirkan atau dikirim sebagai dokumentasi tambahan.Vendor mungkin harus memberikan referensi bisnis dan menandatangani berbagai jaminan secara elektronik.
Sebagai manfaat tambahan, beberapa sistem pendaftaran vendor juga akan memungkinkan vendor untuk menunjukkan area minat fungsional.Beberapa entitas besar memiliki peluang vendor di berbagai area operasional.Pilihan yang dibuat selama pendaftaran memungkinkan klien untuk mengkategorikan vendor dan juga memfasilitasi komunikasi tersegmentasi.Klien dapat memberi tahu subset vendor saat peluang yang sesuai yang memenuhi bidang spesialisasi mereka muncul.