Penilaian kesenjangan pelatihan membantu organisasi menemukan inkonsistensi saat ini dalam output karyawan.
Analisis kesenjanganpelatihanadalah pengukuran tingkat keterampilan yang dimiliki oleh karyawan pada saat tertentu dalam kaitannya dengan tingkat keterampilan optimal yang mereka butuhkan untuk produktivitas yang optimal.Alasan penilaian kesenjangan pelatihan adalah untuk membantu organisasi menemukan inkonsistensi dalam output karyawan yang mereka miliki saat ini.Mendapatkan gambaran tentang jenis keterampilan apa yang dimiliki karyawan mereka akan membantu organisasi-organisasi ini mengetahui bagaimana menangani masalah pelatihan lebih lanjut bagi para pekerja.
Setiap perusahaan dengan karyawan yang tidak memiliki tingkat keterampilan tertinggi untuk melakukan tugas yang dibutuhkan mereka akan menemukan diri mereka dalam posisi yang kurang menguntungkan.Aspek ini sangat penting dalam pasar yang kompetitif di mana setiap perusahaan berusaha untuk mengungguli yang lain di setiap bidang, termasuk produktivitas.Metode untuk memulai dan melakukan analisis kesenjangan pelatihan bervariasi antar organisasi.Perusahaan kecil dengan hanya beberapa karyawan dapat melakukan penilaian kesenjangan pelatihan hanya dengan mengamati karyawan mereka.Misalnya, pemilik ataumanajertoko kelontong kecil dengan hanya tiga karyawan dapat dengan mudah memantau karyawannya untuk mengetahui apakah kinerja mereka optimal.
Tugas seperti itu akan lebih sulit bagi manajemen toko ritel besar dengan lebih dari 50 karyawan dalam satu cabang saja.Analisis kesenjangan pelatihan untuk karyawan dalam organisasi sebesar itu dapat dilakukan melalui penggunaan kuesioner atau survei.Karyawan mungkin diminta untuk menjawab pertanyaan, dan mereka kemudian dapat dinilai secara individual berdasarkan analisis jawaban mereka.Mereka dapat dinilai pada skala satu sampai 10 berdasarkan survei.
Organisasi umumnya memiliki keleluasaan untuk memutuskan pada waktu apa untuk memulai analisis kesenjangan pelatihan.Hal ini dapat dilakukan ketika ada keterlambatan dalam produksi atau jika kualitas produk atau jasa jatuh di bawah tingkat yang diharapkan.Ketika perusahaan dihadapkan pada penarikan kembali produk mereka, mereka mungkin memutuskan untuk melakukan analisis kesenjangan pelatihan sebagai bagian dari penyelidikan mereka tentang alasan mengapa produk yang cacat berhasil lolos dari departemen yang berbeda dan ke masyarakat umum.Misalnya, sebuah perusahaan yang memproduksi kursi tinggi untuk bayi dan balita mungkin harus menarik kembali sejumlah produknya karena risiko terguling dan melukai anak kecil.Perusahaan dapat melakukan investigasi bagaimana produk menjadi cacat dan juga melakukan penilaian kesenjangan pelatihan untuk mengetahui apakah semua karyawan bekerja secara optimal.Penilaian semacam itu mungkin merupakan awal dari perombakan atau restrukturisasi perusahaan.