Belakangan ini, kebiasaan menulis dan berkirim surat mulai hilang, yang lambat laun tergantikan dengan sarana lain seperti pesan melalui email atau melalui aplikasi seperti WhatsApp .
Namun, mengetahui cara menulis surat sangatlah penting, karena bahkan hari ini surat itu dapat diperlukan di berbagai area atau oleh orang-orang atau dalam situasi di mana kita tidak memiliki akses ke jenis teknologi ini, atau bahkan sebagai metode untuk menyampaikan pesan. seseorang dengan cara yang saat ini mungkin dianggap orisinal karena tidak lagi umum.
Untuk itu, di sepanjang artikel ini saya menyajikan 9 bagian surat yang walaupun sebenarnya sederhana, namun harus diperhatikan agar penulisannya benar.
- Anda mungkin tertarik: ” 10 tips untuk meningkatkan CV Anda “
Surat, missive atau surat
Surat, surat atau missive dipahami sebagai jenis dokumen tertulis di mana subjek atau entitas yang disebut pengirim mengirimkan pesan ke penerima . Dokumen ini dapat disiapkan untuk berbagai tujuan dan untuk jenis penerima yang sangat berbeda, baik individu maupun organisasi dan kelompok tertentu.
Proses pembuatan dan pengiriman surat kepada penerimanya sebelumnya membutuhkan kertas dan tinta untuk menulisnya, sebuah amplop yang akan memuatnya sambil menyembunyikan isinya dari mata luar sehingga hanya penerimanya yang bisa mengetahui isinya dan jangka waktu yang kurang lebih luas waktu. di mana dokumen diangkut dari tangan pengirim ke penerima, umumnya melalui penggunaan layanan pos. Namun, saat ini prosesnya telah sangat disederhanakan berkat penggunaan Internet .
9 bagian yang dapat kita temukan dalam sebuah surat
Meskipun media mungkin telah berubah, struktur dasar surat tidak mengalami banyak variasi dari waktu ke waktu. Kita dapat menemukan total 9 bagian dalam penjabarannya, yang dapat bertambah jika kita menulis informasi baru dalam bentuk postscript (umumnya terletak di bagian kiri bawah, di bawah tanda tangan).
1. Kop surat atau informasi tentang pengirim
Kop surat dipahami sebagai keterangan pengirim atau penerbit surat yang bersangkutan. Identitas ini, alamatnya dan kemungkinan informasi kontak seperti nomor telepon dan email adalah data utama yang harus muncul di bagian ini.
Kop surat biasanya terletak di salah satu sudut di bagian atas dokumen, biasanya di sudut kiri atas.
2. Penerima atau informasi mengenainya
Di bagian ini informasi tentang orang yang dituju surat itu ditulis . Dengan cara ini, penerima dokumen dapat memeriksa apakah dia adalah penerima surat atau bukan.
Nama dan alamat penerima adalah isu utama yang harus muncul. Dalam hal orang tertentu ditulis dalam suatu organisasi, perlu juga disebutkan posisi orang yang bersangkutan dan perusahaan atau kelompok tempat orang itu berasal.
Biasanya ditempatkan pada posisi di bawah kop surat, meskipun dalam hal ini biasanya ditempatkan di sebelah kanan .
3. Tempat dan tanggal pengiriman surat
Unsur penting lainnya dari surat, yang biasanya terletak di sebelah kanan halaman, di bawah penerima. Tanggal menunjukkan saat surat itu ditulis, yang mungkin penting mengingat saat itu diterima dapat sangat bervariasi tergantung pada keadaan.
4. Header atau salam
Ini adalah garis kecil di mana Anda menyapa dan itu akan memperkenalkan isi surat itu dan yang pada gilirannya akan menandai nada suara dan tingkat formalitas yang Anda maksudkan untuk mencetak pesan yang dimaksud.
5. Pendahuluan
Pada bagian ini kita masuk ke masalah pesan. Pendahuluan dimaksudkan terutama sebagai cara untuk memulai kontak sambil menetapkan gagasan utama mengapa dokumen tersebut ditulis.
6. Tubuh
Setelah pendahuluan, di seluruh isi surat kita menetapkan dan memperdalam alasan yang mendorong kita untuk mengirim surat, menyampaikan informasi yang benar-benar dimaksudkan untuk sampai ke penerima. Ini juga merupakan bagian terpanjang dari surat itu .
7. Kesimpulan
Setelah sebagian besar pesan telah dikirim dan sebagai cara untuk menunjukkan bahwa penulisan sedang selesai, sebuah paragraf pendek ditulis yang merangkum isi dan / atau tujuan umum surat atau menetapkan cara untuk berhubungan. Ini adalah paragraf yang harus singkat dan tidak menambah informasi baru mengenai hal di atas.
8. Perpisahan
Bagian surat ini adalah cara untuk mengakhirinya dengan cara yang sopan dan tanpa tergesa-gesa, yang menunjukkan bahwa dengan itu dokumen sudah selesai. Ini adalah padanan dari header, yang juga merupakan frasa pendek yang pada gilirannya menunjukkan tingkat formalitas yang dimiliki pesan tersebut.
9. Tanda tangan atau nama
Terletak di akhir surat dan umumnya di salah satu sudut bawah (biasanya digunakan sudut kanan bawah), tanda tangan mengakhiri surat sekaligus menetapkan keaslian identitas pengirim. Nama dan gelar Anda juga dapat ditambahkan jika itu adalah surat resmi.