Untuk mengotomatisasi proses alur kerja, yang pertama harus memecah langkah-langkah yang terlibat dalam proses.
Alur kerja terdiri dari tahapan yang dilalui bisnis atau karyawan untuk menyediakan produk atau layanan kepada pelanggannya.Alur kerja otomatis adalah ketika tahapan ini dibantu oleh komputer atau mesin lain.Untuk mengotomatisasi proses alur kerja, yang pertama harus memecah langkah-langkah yang terlibat dalam proses.Setelah bisnis memiliki pemahaman yang kuat pada setiap langkah proses alur kerja, membuat alur kerja otomatis melibatkan memasukkan prosesalur kerjake dalamperangkat lunakmanajemen alur kerja, yang kemudian mengotomatiskan proses.
Manfaat utama dari alur kerja otomatis adalah menghemat waktu kerja bagi karyawan dan karenanya menghemat uang perusahaan.Perangkat lunak alur kerjaotomatismemiliki kemampuan pelaporan, sehingga perusahaan dapat mengidentifikasi kapan perlu anggota staf tambahan untuk menangani beban kerja atau ketika bisnis memiliki lebih banyak anggota staf daripada pekerjaan yang harus mereka lakukan.Alur kerja otomatis menghilangkan proses manual memasukkan data atau menyerahkan file ke orang berikutnya yang perlu mengerjakan file tersebut.Sebagai gantinya, setelah tugas pertama selesai, sistem alur kerja otomatis memperingatkan orang berikutnya tentang tugas berikutnya, dan semua orang yang terlibat dalam proses memiliki akses ke informasi yang sama.
Salah satu contoh alur kerja otomatis yang digunakan adalah rumah sakit.Dengan alur kerja otomatis, saatresepsionismemeriksa pasien ke dalam sistem di ruang tunggu, perawat menerima peringatan di komputer bahwa pasien sedang menunggu dan di ruangan mana.Setelah perawat mengumpulkan informasi dari pasien dan memasukkannya ke dalam komputer, dokter menerima peringatan tentang pasien dan di ruangan mana pasien menunggu.Ketika perawat dan dokter memasukkan informasi, alur kerja otomatis menghasilkan informasi kembali ke resepsionis, yang mengelola beban pasien.
Dalam contoh ini, alur kerja otomatis menyelamatkan staf dari memasukkan data pasien ke dalam sistem komputer atau file pasien beberapa kali — saat resepsionis memeriksa pasien, saat perawat melihat pasien dan lagi saat dokter melihat pasien.Hal ini mengurangi waktu tunggu pasien, karena setelah resepsionis memasukkan informasi pasien pada saat check-in, informasi tersebut secara otomatis dikirim ke komputer perawat dan kembali ke dokter setelah perawat memasukkan informasi tambahan tentang pasien.Alur kerja otomatis ini memberikan efisiensi yang lebih besar bagi rumah sakit dan pada akhirnya memungkinkannya memberikan perawatan yang lebih baik bagi pasien.